第一章总则
第一条为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教育部、国家档案局第27号令《普通高等学校档案管理办法》，结合本校档案工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案是指我校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入整体发展规划。
第四条学校档案工作由吉林省教育厅直接领导。接受省、市政府档案行政部门在其职责范围内对我校档案工作进行业务指导、监督和检查。
第五条学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案馆，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应具备符合要求的档案库房和管理设备。
需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，根据实际需要可以设立分室单独保管，分室是学校档案馆的分支机构。
第七条学校档案馆的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第八条学校档案馆设馆长一名，副馆长一名。
学校档案馆馆长、副馆长应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第九条学校应为档案馆配备专职档案工作人员。
专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校档案馆的档案数量和工作任务确定。
第十条学校各单位须确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。
第十一条学校各单位档案工作的基本任务是：
（一）按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷等工作；
（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案馆移交；
（三）接受档案馆的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。
第十二条学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十三条学校档案馆中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十五条学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十六条学校应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
（五）科研类：主要包括学校在科研管理和实践活动中直接形成的、具有保存价值的文件材料。
（六）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文件材料。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的样书等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的文件材料。
（十二）实物档案类：主要包括以物质实体为载体，能够反映学校特色的具有保存价值的特定有型物品。
（十三）声像类：主要包括反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料。
第十七条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。
第十八条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十九条学校档案材料归档时间为：
（一）学校各单位应在次年六月底前归档；
（二）各院系及相关部门应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第二十条学校档案馆应对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条学校档案馆应按照国家档案局有关规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条学校档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条学校档案由档案馆保管。在国家需要时，学校提供所需的档案原件或者复制件。
第二十四条学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。
第二十五条学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十六条学校档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十七条学校档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十八条学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十条查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十一条学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。
加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十二条学校档案开放应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十三条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
档案馆应为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。
第三十四条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十五条档案馆应当积极开展档案的编研工作。
第三十六条档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十七条学校应将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十八条学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十九条学校应设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第四十条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十一条有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第四十二条本办法自公布之日起执行。
第四十三条本办法由档案馆负责解释。
