全校各单位：
金秋九月，学校迎来建校75周年。值此建校75周年之际，学校各单位举办系列活动，形成大量反映学校发展、校友活动等方面的纸质、声像、电子文件和实物资料。这些资料都是学校宝贵的资源和财富，对传承学校文化、弘扬东电精神，促进学校发展具有重要作用。为确保资料齐全、完整地归档，现将档案资料收集归档工作通知如下：
一、归档范围
学校在建校75周年系列活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。主要包括：
1.活动筹备工作相关文件材料，如通知、公告、工作方案（筹备、后勤保障、安全保卫等）、工作简报、会议纪要、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同等；
2.活动方案、活动议程、活动工作领导小组成员名单、活动总结等文件资料；
3.各单位组织的纪念活动、系列学术活动、捐赠仪式等活动的邀请函、贺信、贺电、讲话稿、会序、主持词、嘉宾名单、题名册、代表证、工作证、座位图等；
4.线上和线下活动的影像资料，其中照片要标注好事件、时间、地点、主要人物（主要人物要标注好图中位置）；
5.活动宣传工作方案、宣传品（展板、宣传册、海报、旗帜、新媒体中的宣传图样等）、光盘、印刷品（证件、证书、画册、胸卡、桌签等）、各类活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等；
6.线上活动相关资料。包括：活动实施方案、现场直播方案、新闻宣传方案等；云直播、云返校、云展示、云互动、新闻宣传等活动的视频材料；线上祝福、系列专题报导等为线上活动录制的视频材料；
7.线下活动相关资料。包括：建校75周年创新发展大会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等，具有代表性的现场照片、完整视频、音频材料，入场券、席签、工作证及其他材料；
8.校友返校相关活动形成的文字材料、照片及视频，校友通讯录等；
9.各单位重要展览、办学成果展、学术成果展等的电子版及其所用的原始图片；
10.系列活动结束后的各类总结材料；
11.各单位在建校75周年系列活动中形成的具有重要意义的其他相关材料。
二、归档要求
1.各单位要指定专人负责本单位开展建校75周年系列活动所形成资料的收集、整理、保管和移交工作，待活动结束后统一移交至档案馆。
2.保证收集材料内容齐全完整，真实准确，突出原始性，做到应归尽归。纸质版的文件材料，纸质版和电子版需同步归档；只有电子版的文件材料，可只归电子版。
3.电子文件须采用通用格式归档，文档格式为PDF,OFD；照片格式为JPG，每张照片不小于3M；音频格式为WAV、MP3；视频格式为MP4、AVI。
4.电子文件采用建立层级文件夹的形式进行存储。文件夹命名格式：文件形成单位+建校75周年活动文件，如：保卫处建校75周年活动文件。每一类型归档材料存储一个文件夹。
同一活动的照片和音视频档案保存在一个文件夹，命名格式：时间+事由。单张照片题名的拟写要求：时间+人物（人物身份、在照片中的位置）+地点+事由。除归档的照片外，其他有参考价值的照片可作为照片资料，与照片档案同时移交。照片资料应当每次活动为一组，建立文件夹，文件夹按时间顺序编号并命名，名称由“组号-日期-活动名称”构成。
5.各单位须详细填写附件《建校75周年系列活动档案移交目录》，与档案材料一同移交档案馆。
三、归档时间及联系人
请各单位做好建校75周年系列活动形成资料的收集积累，及时移交，确保安全，10月31日前完成归档工作，如需相关业务指导请随时与档案馆联系。
联系人：李老师 韩老师 联系电话：64806656
档案馆
2024年9月5日
