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业务指导
 立卷归档流程 
 立卷归档要求 
 归档范围与保管期限 
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一、收集、分类整理:

参考《归档部门代码、分类号表》、按照《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全。分年度、分类别、分问题、分保管期限。

1、先将文件材料按其形成或针对的年度分开。

一般文件归入文件形成年度。跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度。跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度。法规性文件,归入公布或批准年度。

2、将分年度的文件材料按十大类分开。

3、将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

4、最后将文件材料按照保管期限分开。

二、立卷组合

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页。

三、排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序):

批复、批示在前,请示、报告在后;

正件在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

上级通知在前,上报材料在后;

文字材料在前,图表在后;

非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

基建图纸按图的类别序号排列;

其它文件材料按时间顺序排列。

四、修整文件材料

对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格,要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。

五、编写页号

用铅笔为卷内文件编页号,无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角,正面右下角,反面左下角。每卷文件材料为一个流水号,即1、2、3……N。 

六、著录

1、以卷为单位,根据本卷文件内容拟写各著录项目:

档号:档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置,具有唯一性。档号由全宗号 + 年度号 + 分类号 + 流水号组成中间用“-”连接。如: 3-2010-JX1422-001

案卷题名:案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟。案卷题名应简明确切,结构完整,一般不超过50个汉字。其常用结构: 作者-时间-问题(内容)-名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”;除一般函件外,不得用“XXX来往文书”。

如:“东北电力大学2010年度教职工人员名册”

编制单位:文件材料形成单位全称。

编制日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

2、计算机录入

登陆“档案管理系统”、录入案卷级目录和文件级目录。详见:档案馆网站(dag.nedu.edu.cn)《管理系统说明》。

七、打印

计算机录入完毕后用档案管理软件打印案卷封面一份、备考表一份,案卷目录、文件目录、案卷移交目录各两份。

八、填写备考表

备考表需填写立卷人、检查人、立卷时间。

立卷人:组成本卷的责任者签名。(兼职档案员)

检查人:由立卷部门负责人对案卷质量进行检查后签名。

立卷时间:填写完成立卷日期  

九、装订

将一个完整的案卷,其中包括:案卷封面→卷内文件目录→文件材料→备考表(从上至下的顺序)用标准细线,采用三孔一线法装订成卷。

十、移交归档和验收

1、立卷部门向档案馆移交档案时,双方必须对档案案卷进行严格检查和验收,是否符合质量标准和规范的要求,如有问题,档案馆提出整改意见,并限期改正后方能移交归档。

2、移交档案时必须履行交接手续,填写案卷移交目录一式两份,双方各执一份,以备查考。

3、案卷移交目录填写移交单位、接收单位、移交经手人、接收人。

移交单位:立卷单位全称。

接收单位:东北电力大学档案馆。

移交经手人:兼职档案员签名。

接收人:档案馆相应人员签名。

 

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