一、学校各单位工作人员因工作需要，可直接查阅本单位归档档案；查阅非本单位归档档案时，需经归档单位领导批准，方可查阅。
二、校内师生或校友因个人需要利用档案时，必须讲明利用目的，持本人有效证件（身份证、工作证、学生证等）及相关证明材料方可利用。如因特殊情况需要委托他人代办，则被委托人须持有授权委托书及双方有效证件，按照规定办理相关查阅手续。
三、校外单位和个人需要利用档案时，必须讲明利用目的，持单位介绍信及本人身份证、工作证方可查阅。
四、查阅涉密文件以及会议记录、纪检、组织、人事、审计、科研、财务、基建等方面重要档案材料，须填写档案查阅审批表，经相关职能部门负责人审核同意（科研档案还须有项目负责人审核同意），并经档案馆馆长同意，特殊情况须经校领导批准，方可查阅。
五、档案利用者须履行登记手续，如实填写利用者姓名、单位、利用目的和内容等。
六、本馆档案原则上限馆内查阅，一般不外借。校内有关单位确需借出档案时，须持有单位负责人签字的档案借阅审批表，经档案馆馆长签字，特殊的须经校领导签字后方可借出。借出档案者须对档案的安全、完整和保密负责。
七、档案借出时间不得超出15天，不得转借。如需续借，利用者应持档案到档案馆办理续借手续。学期末，借出档案一律归还档案馆。对归还的档案，档案馆工作人员应当立即清点，检查无误后放回原处。
八、档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、批注、私自摘抄、私自拍摄等，保证档案安全。违者按国家有关规定给予处罚。
九、本制度由档案馆负责解释。
