东北电力大学学生档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学生档案的管理工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》、《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整和安全。
第二章 管理范围
第四条 具有东北电力大学学籍的本（专）科、研究生等各类学生档案由档案馆统一管理。
第五条 退学、开除学籍、死亡等失去学籍无处转递的学生档案暂时由档案馆保管。
第六条 学生毕业后未进行派遣的学生档案暂时由档案馆保管。
第三章 档案内容
第七条 学生档案主要包含以下几类材料：
（一） 入学材料：招收入学的本（专）科、研究生学生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、团员材料、新生入学登记表、研究生登记表、录取通知书等材料。
（二） 学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。
（三） 毕业材料：毕业生登记表、就业通知书、毕业生体检表等材料。
（四） 学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料。
（五） 奖励材料：各学习阶段获得的各级表彰奖励材料，包括各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料。
（六） 处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。
（七） 组织材料：入党（入团）申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员考察表、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料。
（八） 应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第四章 档案归档
第八条 本（专）科、研究生入学档案由各学院统一接收、整理后登记造册移交档案馆。
第九条 因特殊原因入学档案未能及时转递至学校的，必须在入学三个月内移交档案馆，否则档案不再接收，后果自负。
第十条 学生档案管理人员要将收集的档案材料认真鉴别，属于归档材料的必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，不属于归档材料的，退还材料形成单位或者本人。
第十一条 档案入库前，要更换统一的学生档案袋。
第十二条 毕业生相关材料由各学院在学生离校前统一归档。
第五章 档案保管
第十三条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。
第十四条 档案馆学生档案的变动工作须根据学工部学籍变动信息进行。退学、死亡、休学学生的档案应及时从现班级中取出，单独妥善保存；班级调整、留（降）级、复学的学生档案应及时转到新班级。学生信息要及时变更并登记。每学期末，将档案变动信息汇总整理归档。
第十五条 建立学生档案的登记和统计制度，定期核对清点档案，发现问题及时解决。
第十六条 要保持档案库房的清洁和库房内适宜的温度、湿度。
第六章 档案利用
第十七条 学校有关部门因工作需要可在档案馆阅档室内查阅学生档案。
第十八条 外单位人员因工作需要查阅学生档案时，必须持单位介绍信及本人身份证、工作证，说明查阅目的及内容，经馆长批准后方可在档案馆内查阅。
第十九条 学生档案一般不外借，必须外借时，需要填写《档案借阅审批表》，经馆长同意后方可出馆。
第二十条 学生不得查阅或借用本人档案。如果需要复印个人档案材料，必须由档案馆工作人员办理。
第二十一条 查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和档案利用制度，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，违者将按照有关规定严肃处理。
第七章 档案转递
第二十二条 学生毕业时由招生就业处提供学生档案邮寄信息，由档案馆统一档案转递，原则上不得由学生本人自带。
第二十三条 转出的档案必须完整、齐全，不得扣留材料或分批转出。
第二十四条 提前调档的应届毕业生，必须持调档函，由招生就业处审查批准后方可调档。
第二十五条 因各种原因遗留在档案馆保存的学生档案，办理档案调转时，须提供调档材料、毕业证明材料（退学证明书）、身份证复印件。
第八章 附则
第二十六条 本办法由东北电力大学档案馆负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起实行。
